Standpunt Belastingdienst doelmatigheidsgrens en gevolgen cafetariseren 2.0

Vorige week is een standpunt gepubliceerd vanuit de Belastingdienst over de doelmatigheidsgrens (€2.400) in relatie tot de werkkostenregeling (KG:204:2025:11 Doelmatigheidsgrens | Kennisgroepen). Dit standpunt is ook van belang voor de toepassing van het cafetariseren 2.0.

Naast een toelichting van het standpunt hebben wij tevens een aantal veel voorkomende voorbeelden uitgewerkt waarbij de vraag wordt beantwoord in hoeverre de volgende vergoedingen gebruikelijk (kunnen) zijn of dat deze in mindering komen op de doelmatigheidsgrens:

1. Een cadeaubon van € 100 in het kader van een bijzondere prestatie van een medewerker of team (bijv. boter bij de vis);
2. Een zomerpakket van € 50 aan alle medewerkers;
3. Een kerstpakket van € 50 aan alle medewerkers.

Gebruikelijkheidscriterium

Het criterium van het aanwijzen van een vergoeding onder de werkkostenregeling is dat dit aan het gebruikelijkheidscriterium moet voldoen. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat een vergoeding niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het deel dat boven die 30%-grens uitkomt, mag niet als eindheffingsloon worden aangewezen. Het moet dus gebruikelijk zijn dat de werkgever de belastingheffing over een bepaalde vergoeding voor zijn rekening neemt.

Bij de beoordeling of een vergoeding gebruikelijk is, kan onder meer het volgende worden betrokken.

• de soort vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen en de waarde ervan;
• de hoogte van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen;
• wie de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen krijgen;
• de vraag of tariefsvoordeel een doorslaggevende rol speelt bij de aanwijzing als eindheffingsloon.

De Belastingdienst hanteert als doelmatigheid dat een vergoeding van maximaal € 2.400 per persoon per jaar door de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk worden beschouwd. Dit betekent niet dat als een werkgever een hoger bedrag aan een werknemer geeft en ten laste van de vrije ruimte brengt, dit per definitie ongebruikelijk is. Als de Belastingdienst van mening is dat de vergoeding ongebruikelijk is, dan moet de Belastingdienst dat aannemelijk maken. Vervolgens kan je daar als inhoudingsplichtige op reageren.

Kennisgroepstandpunt

Vorige week is er een kennisgroepstandpunt van de Belastingdienst gepubliceerd hoe de Belastingdienst omgaat met de doelmatigheidsgrens.

In verband met risicogericht handhaven hanteert de Belastingdienst in de praktijk bij de beoordeling van het gebruikelijkheidscriterium een doelmatigheidsgrens van € 2.400 per persoon per jaar. Deze grens geeft aan tot welk bedrag de Belastingdienst geen actie onderneemt. De aanwijzing van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van in totaal maximaal € 2.400 als eindheffingsbestanddeel wordt in zoverre als gebruikelijk beschouwd. Toepassing van de doelmatigheidsgrens is niet aan de orde voor zover de aanwijzing van een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling voldoet aan de gebruikelijkheidseis. In dat geval is immers geen twijfel over de gebruikelijkheid. Dat betekent dat de € 2.400 geldt naast de gebruikelijke vergoedingen. Daarbij is de Belastingdienst van mening dat een vergoeding altijd gebruikelijk is als deze voldoet aan de voorwaarden van een gerichte vrijstelling.

Meer specifiek wordt in het kennisgroepstandpunt opgemerkt voor het kerstpakket, dat het niet uitgesloten is dat een verstrekking van een kerstpakket van € 100 voldoet aan de gebruikelijkheidseis. In het kennisgroepstandpunt wordt niet ingegaan op de bewijslastverdeling.

Uitwerking

Hieronder hebben wij voor drie specifieke situaties beantwoord hoe dit moet worden geduid in relatie tot de doelmatigheidsgrens.

1. Een cadeaubon van € 100 in het kader van een bijzondere prestatie van een medewerker of team (bijv. boter bij de vis);
2. Een zomerpakket van € 50 aan alle medewerkers;
3. Een kerstpakket van € 50 aan alle medewerkers.

Deze vergoedingen / verstrekkingen vallen binnen het jaarlijkse bedrag van EUR 2.400 per werknemer per jaar dat de Belastingdienst als veilige haven beschouwd. Daarbij geldt volgens de regels van de bewijsleer dat – ingeval een werknemer op jaarbasis meer dan EUR 2.400 zou ontvangen ten laste van de vrije ruimte -  de Belastingdienst aannemelijk dient te maken dat de vergoedingen / verstrekkingen niet gebruikelijk zijn.

Naar ons oordeel geldt – nav het kennisgroepstandpunt – voor alle drie de vergoedingen en verstrekkingen dat het in algemene zin gebruikelijk is dat de werkgever de belastingheffing voor zijn rekening neemt. Dit omdat de verschillende verstrekkingen een relatief geringe waarde hebben en de waarde van de vergoedingen/verstrekkingen naar ons oordeel passend zijn bij de gelegenheid, het bij geschenken voor een bijzondere prestatie gebruikelijk is dat de werkgever de belastingheffing daarover voldoet omdat dit past bij het karakter van een geschenk (anders is het een deel een sigaar uit eigen doos) en voor verstrekking 2 en 3 alle medewerkers dit krijgen en bij andere werkgevers ook veelal gebruikelijk is dat een medewerker in de zomer en/of winter een geschenk krijgt.

Gelet op het voorgaande, zijn wij van mening dat bovenstaande vergoedingen en verstrekkingen voldoen aan het gebruikelijkheidscriterium en daarom niet in mindering komen op de € 2.400 van de doelmatigheidsgrens.

Bovenstaande heeft tot gevolg dat meer individuele ruimte ontstaat voor het uitruilen in het kader van het cafetariseren 2.0. Meer informatie kunt u kunt u hier vinden: Cafetariseren 2.0.

Mochten jullie naar aanleiding van dit standpunt of het cafetariseren 2.0. vragen hebben, dan kunt u uiteraard contact met op opnemen via uw vaste contactpersoon of via [email protected].