Grensoverschrijdend werken: Deadline van 1 juli 2024!

Grensoverschrijdend werken: Deadline van 1 juli 2024
Heeft uw organisatie in de gaten of er werknemers zijn die in het buitenland wonen, bijvoorbeeld net over de grens in België of Duitsland? Als werkgever bent u verplicht de gevolgen van grensoverschrijdend werken juist te verwerken in uw loonadministratie. De naderende deadline van 1 juli 2024 biedt een unieke kans om te voorkomen dat uw werknemers voor de afgelopen 12 maanden onder buitenlandse sociale zekerheidsregels vallen. In dit nieuwsbericht leggen wij uit hoe dit werkt en wat de gevolgen kunnen zijn voor uw organisatie. 

De deadline van 1 juli 2024 – De Kaderovereenkomst
Op 1 juli 2024 verloopt de mogelijkheid om de zogenoemde “Kaderovereenkomst” toe te passen voor uw werknemers voor de periode 1 juli 2023 tot en met 1 juli 2024. Deze Kaderovereenkomst biedt werkgevers de mogelijkheid om bij werknemers die op basis van de reguliere regels in het buitenland sociaal verzekerd zouden zijn, te kiezen voor Nederlandse premieheffing.

Om gebruik te kunnen maken van de Kaderovereenkomst dient er een speciaal verzoek ingediend te worden bij de SVB. Een recent nieuwsbericht van AWVN meldt dat er volgens de SVB nog zeer weinig gebruik is gemaakt van de Kaderovereenkomst in verhouding tot het aantal gevallen dat een beroep kan doen op de Kaderovereenkomst. 

Grensoverschrijdend werken - De basis
Het is belangrijk om te begrijpen hoe grensoverschrijdend werken de sociale zekerheid en fiscale verplichtingen van uw organisatie beïnvloedt. Grensoverschrijdend werken verwijst naar situaties waarin werknemers hun werkzaamheden verrichten vanuit een ander land dan waar hun werkgever is gevestigd. Dit kan verschillende vormen aannemen:

• Uitzending (tijdelijk of vast ): Werknemers die voor een bepaalde periode of voor een vaste aantal dagen per maand in het buitenland werken.
  
  
• Workation: Werknemers die tijdelijk vanuit een vakantiebestemming werken.
  
  
• Grenswerkers: Werknemers die niet in Nederland wonen en dagelijks de grens oversteken om in Nederland te werken.
  
  
• Telewerkers: Werknemers die op afstand hun werk uitvoeren, meestal vanuit huis of vanuit een andere locatie buiten de werkplek van hun werkgever. Dit kan zowel op incidentele, gedeeltelijk of volledig basis zijn.

Het is mogelijk dat de verschillende vormen overlap hebben met elkaar. Een grenswerker kan bijvoorbeeld tegelijkertijd een telewerker zijn. De Kaderovereenkomst is specifiek bedoeld voor telewerkers, maar komt in alle bovenstaande vormen van grensoverschrijdend werken voor.

Bij al deze vormen lopen zowel de werknemer als de werkgever risico op buitenlandse belasting- en premieheffing. Dit betekent dat u als werkgever mogelijk verplicht bent om sociale premies te betalen in het buitenland en een buitenlandse loonadministratie moet opzetten. Door een beroep te doen op de Kaderovereenkomst kan deze buitenlandse premieplicht voorkomen worden.

We benadrukken overigens dat als een medewerker als ambtenaar kwalificeert, er afwijkende regels van toepassing kunnen zijn.

Toepassing Kaderovereenkomst
Binnen de EU geldt het volgende:

• Een werknemer die niet in Nederland woont, is normaal gesproken sociaal verzekerd in zijn woonland.
• Werkt deze werknemer volledig in Nederland, dan is hij sociaal verzekerd in Nederland.
• Werkt deze werknemer meer dan 25% thuis, dan is deze werknemer sociaal verzekerd in het woonland.
• Werkt deze werknemer meer dan 25% thuis, maar minder dan 50%, dan is de werknemer sociaal verzekerd in het woonland, maar kan door een beroep te doen op de Kaderovereenkomst kiezen voor Nederlandse sociale zekerheid. Een beroep op de Kaderovereenkomst kan met een terugwerkende kracht van 3 maanden. Omdat de Kaderovereenkomst nieuw is sinds 1 juli 2023, kan men tot 1 juli 2024 met terugwerkende kracht voor maximaal één jaar een beroep op de Kaderovereenkomst doen.

 Een praktisch voorbeeld

 Basisregels
Een werknemer woont in België en werkt in Nederland voor een Nederlandse werkgever. Tijdens Covid heeft de werkgever een thuiswerkbeleid ingesteld en werkt de werknemer 2 dagen per week thuis. Nu deze werknemer 2 van de 5 dagen in België werkt, is dat 40% van de werktijd. Tijdens Covid waren er bijzondere regels ingesteld waardoor de sociale zekerheid van deze werknemer niet veranderde. Echter, sinds 1 juli 2023 gelden deze Covid-regels niet meer. In principe is de premieheffing voor deze werknemer vanaf 1 juli 2023 naar België verschoven, er wordt immers meer dan 25% in België gewerkt. Als werkgever moet u dit goed regelen om problemen te voorkomen. Dit kan betekenen dat u zich moet registreren bij de Belgische autoriteiten en Belgische premies moet afdragen. In België pakt de premieheffing vaak vele malen duurder uit dan in Nederland.

 Na toepassing Kaderovereenkomst
Deze werknemer werkt nog steeds minder dan 50% in België. Met een beroep op de Kaderovereenkomst kan, onder voorwaarden, de premieheffing in Nederland blijven. Wordt de aanvraag vóór 1 juli 2024 gedaan, dan kan Nederlandse premieheffing toegepast worden vanaf 1 juli 2023. Wordt de aanvraag ná 1 juli 2024 aangevraagd, dan kan de Nederlandse premieheffing slechts vanaf 1 april 2024 worden toegepast.

Stappenplan voor werkgevers
Welke stappen zou u als werkgever moeten doorlopen?

• stel vast of u werknemers heeft die niet in Nederland wonen.
• Zo ja, stel vast of deze werknemers (ook) thuiswerken.
• Zo ja, stel per werknemer vast hoeveel thuis wordt gewerkt en sinds wanneer.
• Als een werknemer meer dan 25% thuis werkt, dan is de sociale zekerheid mogelijk sinds 1 juli 2023 verschoven naar het woonland en bent u als werkgever verplicht in het buitenland premies te betalen.
• Neem zo snel mogelijk contact met ons op om vast te stellen of met een beroep op de Kaderovereenkomst de sociale zekerheid in Nederland kan blijven. Dient u de aanvraag vóór 1 juli 2024 in, dan kan Nederlandse premieheffing van toepassing zijn vanaf 1 juli 2023. Ná 1 juli 2024 is de terugwerkende kracht maximaal 3 maanden. Uiteraard kunnen wij assisteren om het verzoek voor een A1-verklaring op basis van de Kaderovereenkomst in te dienen.

 Loonbelasting en Inkomstenbelasting
Het is goed om te beseffen dat de Kaderovereenkomst alleen van invloed is op premieheffing. De Kaderovereenkomst heeft geen impact op belastingheffing. Echter, grensoverschrijdend werken heeft ook gevolgen voor de loonbelasting en inkomstenbelasting. Werknemers die vanuit het buitenland werken, kunnen te maken krijgen met buitenlandse belastingheffing waardoor mogelijk dubbele belastingheffing ontstaat. Gelukkig bieden belastingverdragen vaak oplossingen om dubbele belasting te voorkomen. Het is echter belangrijk om te weten hoe deze verdragen werken en wat uw verplichtingen (in het buitenland) zijn als werkgever.

Contact

Wilt u meer weten over de fiscale aspecten van grensoverschrijdend werken en of u actie moet ondernemen vóór de deadline van 1 juli 2024? Neem contact met ons op via [email protected] of uw vaste contactpersoon en ontdek hoe wij u kunnen helpen.