Een UWV-uitkering is géén cadeautje, maar een fiscale verantwoordelijkheid

Wij voeren regelmatig audits uit op de werking van de loonadministratie bij onze cliënten. Een van de terugkerende bevindingen is dat de UWV-uitkeringen niet of onjuist worden verwerkt in de loonadministratie. Er leeft het misverstand dat deze uitkeringen enkel als ‘subsidie’ voor de werkgever in de financiële administratie kunnen worden geboekt. Deze gedachte is onjuist en kan leiden tot fiscale en administratieve problemen voor zowel werkgever de werknemer.

Uit de evaluatiegesprekken met onze cliënten blijkt dat het herhaaldelijke uitstel van de invoering van het Besluit IKV tot verwarring leidt. Dit uitstel ontslaat werkgevers echter niet van hun verplichting om UWV-uitkeringen correct in de loonadministratie te verwerken. Deze verplichting volgt immers uit bestaande wet- en regelgeving.

Wat moet je als werkgever doen?

Ontvang je als werkgever de UWV-uitkering dan ben je verplicht deze volledig door te betalen aan de werknemer. In het Burgerlijk Wetboek moet je als werkgever de loonbestanddelen gespecificeerd vermelden op de salarisstrook. Hieruit moet duidelijk blijken dat (een deel van) het brutoloon afkomstig is uit een UWV-uitkering.

Daarnaast moet de uitkering correct worden opgenomen in de loonaangifte, zoals voorgeschreven in de Wet op de loonbelasting 1964 en de Regeling gegevensuitvraag loonaangifte. Door gebruik te maken van specifieke codes voor inkomstenverhoudingen (IKV), met bijbehorende start- en einddata, wordt het type uitkeringsverhouding vastgelegd waaruit de betaling voortvloeit.

Zolang het Besluit IKV nog niet is ingevoerd, geldt een uitzondering voor ZW- en WAZO-uitkeringen die worden verwerkt tijdens een lopende dienstbetrekking. In dat geval mag de uitkering worden verwerkt in de bestaande IKV van de dienstbetrekking. Let op: het deel van het premieloon dat aan de uitkering is toe te rekenen, moet in aparte rubrieken worden opgenomen als aanwas premieloon.

Ontvangt de werknemer de uitkering rechtstreeks van UWV en is er nog sprake van een dienstbetrekking, dan geldt de samenvoegingsbepaling uit de URLB 2011 (Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011). De werkgever moet in dat geval loonheffing berekenen over het gezamenlijke bedrag van het reguliere loon en/of de aanvulling en de uitkering. De reeds door UWV ingehouden loonheffing moet hierop in mindering worden gebracht. Wordt dit niet gedaan, dan wordt te weinig loonheffing ingehouden.

Fout met gevolgen

Via de loonaangifte worden gegevens over de arbeidsverhoudingen binnen jouw organisatie verstrekt aan de Polisadministratie: een centrale database. Honderden instanties maken gebruik van deze gegevens voor de uitvoering van hun wettelijke taken. Fouten in de loonaangifte leiden dan ook tot fouten bij deze instanties, met alle gevolgen van dien.

Tot slot

Een correcte verwerking van UWV-uitkeringen in de loonadministratie is niet optioneel, maar een wettelijke verplichting. Onduidelijkheden rond het Besluit IKV veranderen daar niets aan. Fouten in de loonaangifte kunnen verstrekkende gevolgen hebben – voor zowel werkgevers als werknemers.

Met onze HR & Payroll scan (gebaseerd op kritische deelwaarneming) en de PIP-app (Payroll Intelligence Publiq) bieden we praktische tools om inzicht te krijgen in de kwaliteit van jouw loonadministratie. De PIP-app analyseert automatisch grote hoeveelheden loonaangiften en signaleert onlogische gegevens, zodat je snel kunt bijsturen waar nodig.

Nieuwsgierig geworden?
Laat ons je laten zien wat jij (nog) niet ziet in je loonadministratie. Neem gerust contract met ons op via uw vaste contactpersoon of door een e-mail te sturen aan [email protected].