Werkkostenregeling

De werkkostenregeling is alweer vanaf 1 januari 2015 voor alle werkgevers in Nederland verplicht. Deze regeling voor vergoedingen en verstrekkingen blijkt in de praktijk nog steeds lastig uit te voeren.

Per 1 januari 2020 zijn er ook weer enkele wijzigingen doorgevoerd in de werkkostenregeling. Over de eerste € 400.000 loonsom geldt een vrije ruimte van 1,7%. Over de rest van de loonsom blijft de vrije ruimte van 1,2% gelden. Ook is een vergoeding voor een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) per 1 januari 2020 gericht vrijgesteld. In het handboek loonheffingen is verduidelijkt dat voor de toepassing van de kleine geschenkenregeling de bezorgkosten buiten beschouwing kunnen worden gelaten als dit apart op de factuur is vermeld. Tot slot zal vanaf 2021 de aangifte voor de werkkostenregeling in de loonaangifte van februari te worden opgenomen.

Het blijft een uitdaging om alle vergoedingen en verstrekkingen in beeld te hebben en op een juiste wijze te verwerken voor de werkkostenregeling. Wij helpen regelmatig organisaties om in beeld te brengen wat de belangrijkste aandachtspunten voor de werkkostenregeling zijn en hoe het proces kan worden verbeterd om te komen tot een juiste aangifte. We delen graag onze best practice voor een controle voor de werkkotenregeling. Daarin onderscheiden we drie stappen.

  1. Beoordeling inrichting administratie en procesbeschrijvingen

Een eerste stap om te komen tot een juiste toepassing van de werkkostenregeling is het borgen van de juiste randvoorwaarden. Daarvoor beoordelen wij de inrichting van de administratie aan de hand van de aanwezige stukken en beschrijvingen  en houden wij een interview met de verantwoordelijken. Hierdoor krijgen wij snel inzicht in hoe de organisatie de werkkostenregeling heeft geïmplementeerd en helpt dit om snel de belangrijkste kansen en risico’s te signaleren.​

  1. Controle van de administratie​

Een tweede stap is om de feitelijke uitvoering van de werkkostenregeling te controleren. Onze aanpak is om dit ter plaatse in de administratie te beoordelen, zodat we op hoofdlijnen inzicht krijgen in hoeverre de beschreven processen ook correct worden uitgevoerd. De controle richt zich op de boekingsgang en de kwaliteit van de onderbouwing van de gerichte vrijstellingen. Daarbij wordt ook extra aandacht gegeven aan eventuele bijzonderheden zoals die uit stap 1 volgen. Voordeel van onderzoek ter plaatse is dat eventuele vragen en onduidelijkheden direct en op een laagdrempelige wijze kunnen worden besproken.​ Afhankelijk van de volwassenheid van de organisatie, kan bijvoorbeeld ook met een steekproef worden gecontroleerd.

  1. Rapportage met bevindingen en aanbevelingen​

De laatste stap is de bevindingen te presenteren in een praktische rapportage. Daarin wordt aandacht besteed aan de bevindingen van ons onderzoek en tevens concrete aanbevelingen gedaan ter optimalisatie van de bestaande werkwijze.​