Voorschot BTW-compensatiefonds: Wel of geen financieringsvoordeel voor gemeenten en provincies?

Gemeenten en provincies maken jaarlijks aanzienlijke kosten waarop btw drukt. Een belangrijk deel van die btw heeft voornamelijk betrekking op infrastructurele werken en kan, worden gecompenseerd via het BTW-compensatiefonds. In veel gevallen wordt de compensabele btw pas zes maanden na afsluiting van het boekjaar op de rekening gestort. Daardoor financieren gemeenten en provincies gedurende het jaar soms aanzienlijke bedragen voor.

Door de stijgende rente van afgelopen jaren en financieringslasten zwaarder drukken op begrotingen, kan het nuttig zijn om opnieuw te kijken naar het voorschot uit het BTW-compensatiefonds. Een passend voorschot beperkt onnodige voorfinanciering.

Waarom is dit relevant voor gemeenten en provincies?

Sinds de invoering van het BTW-compensatiefonds in 2003 krijgt het voorschot in de praktijk steeds minder de aandacht die het verdient. Er wordt gewerkt met bestaande voorschotbedragen, terwijl de werkelijke compensabele btw in een jaar aanzienlijk hoger kan uitvallen. De Uitvoeringsregeling BTW-compensatiefonds biedt de mogelijkheid om een voorschot aan te vragen. Artikel 1, derde lid, van deze regeling bevat voorwaarden waaraan een aanvraag moet voldoen. Het recht op een voorschot ontstaat bij investeringen en uitgaven in de openbare ruimte, infrastructuur of gebiedsontwikkeling. Doet zich een piek voor in de programmering, of projecten worden versneld uitgevoerd is dat een goede aanleiding om de hoogte van het voorschot opnieuw te berekenen.

Een goed onderbouwde aanvraag kan ertoe leiden dat de organisatie eerder beschikt over middelen waarop zij uiteindelijk toch recht heeft. Dat levert geen extra opbrengst op, maar kan wel een concreet liquiditeits- en financieringsvoordeel opleveren.

Rentestijging maakt het voordeel tastbaarder

Door de zeer lage rentes bij het aantrekken van vreemd vermogen (kort en lang) maakte het voor gemeenten en provincies niet zoveel uit dat compensabele btw feitelijk werd voorgefinancierd. Inmiddels is dat anders. Gemeenten en provincies kijken kritischer naar kasstromen, liquiditeitsplanning en financieringsbehoefte.

Wanneer gedurende het jaar bijvoorbeeld grote investeringsfacturen worden betaald, kan de btw-component fors zijn. Als die btw pas later via de definitieve BCF-opgave wordt gecompenseerd, ontstaat een financieringsnadeel. Door het voorschot beter aan te sluiten op de verwachte BCF-compensatie wordt dit nadeel beperkt. Denk aan projecten op het gebied van:

• openbare ruimte;
• infrastructuur;
• riolering en waterbeheer;
• mobiliteit;
• maatschappelijk vastgoed;
• duurzaamheid;
• gebiedsontwikkeling;
• groot onderhoud en renovatie.

Het belang van een goede onderbouwing

Een voorschotaanvraag vraagt om een zorgvuldige en gedegen onderbouwing. Daarom moet goed worden beoordeeld welke posten in de raming van het voorschot mogen worden meegenomen. Het antwoord op navolgende vragen helpt daarbij:

• Heeft de uitgave betrekking op een overheidstaak?
• Is sprake van compensabele btw via het BCF of van aftrekbare btw via de reguliere btw-aangifte?
• Is sprake van gemengd gebruik?
• Zijn uitsluitingen of beperkingen van toepassing?
• Zijn investeringsprojecten voldoende concreet?
• Sluit de raming aan op begroting, administratie en projectplanning?
• Zijn incidentele posten voldoende onderbouwd?
• Van welke begrote bedragen wordt verwacht dat ze in het komend jaar worden uitgegeven
• Op basis van welke informatie uit de begroting, of projectprogrammering kan deze verwachte uitgave -en daarmee het recht op btw-compensatie- worden ondersteund

Juist deze beoordeling maakt het verschil tussen een globale inschatting en een verdedigbare voorschotaanvraag.

Wat hebben gemeenten en provincies nodig voor een goede onderbouwing?

Een aanvraag voor een voorschot uit het BTW-compensatiefonds moet aansluiten bij de verwachte bijdrage over jaar waarvoor het voorschot wordt ingediend. Daarnaast kijkt de Belastingdienst kritisch naar afwijkingen ten opzichte van trend en klantbeeld. Een dossier dat het voorschotverzoek ondersteunt bevat onder meer:

• een overzicht van de gerealiseerde compensabele btw tot en met een actuele periode;
• een prognose van de compensabele btw voor de rest van het jaar;
• een specificatie van grote projecten en investeringen;
• een aansluiting met de financiële administratie en btw-codering;
• een beoordeling van compensabele en niet-compensabele posten;
• correcties voor gemengd gebruik;
• een vergelijking met eerdere BCF-opgaven;
• een toelichting op incidentele afwijkingen;
• een berekening van het gewenste voorschotbedrag.

Daarmee wordt inzichtelijk gemaakt dat het gevraagde voorschot aansluit bij de werkelijkheid en een realistische verwachting van de compensabele btw laat zien.

Hoe Publiq gemeenten en provincies hierbij helpt

Publiq ondersteunt gemeenten en provincies bij het beoordelen, berekenen en onderbouwen van een passend voorschot uit het BTW-compensatiefonds. Wij kijken daarbij niet alleen naar de fiscale regels, maar ook naar de praktijk van decentrale overheden. Denk aan projectadministraties, investeringsplanningen, begrotingsposten, btw-coderingen en interne verantwoordingslijnen.

Wij helpen onder meer met:

• het analyseren van de huidige BCF-positie;
• het toetsen of het bestaande voorschot nog aansluit bij de verwachte bijdrage;
• het identificeren van relevante compensabele posten;
• het beoordelen van grote investeringen en incidentele uitgaven;
• het opstellen van een onderbouwde raming;
• het voorbereiden van een aanvraag of verzoek tot aanpassing van het voorschot;
• het vastleggen van een controleerbaar dossier;
• het signaleren van fiscale aandachtspunten rondom gemengd gebruik in de context van de specifieke voorwaarden van het voorschot, uitsluitingen en btw-labeling.

Onze insteek is praktisch en zorgvuldig: niet het voorschot zo hoog mogelijk stellen, maar zorgen dat het voorschot realistisch, verdedigbaar en financieel optimaal aansluit bij de positie van de gemeente of provincie.

Afsluiting

Voor gemeenten en provincies kan het zinvol zijn om het BCF-voorschot opnieuw te beoordelen. Zeker in een tijd waarin rentelasten en liquiditeitsplanning belangrijker zijn geworden, kan dit bijdragen aan optimaliseren van financieel beheer.

Wilt u weten of uw gemeente of provincie mogelijk een financieringsvoordeel kan behalen? Publiq denkt graag mee over een praktische beoordeling en een fiscaal goed onderbouwde aanvraag. Neem hiervoor contact op met een van onze btw-adviseurs, of mail naar [email protected], dan nemen wij contact met u op.