Vaste kostenvergoeding achteraf? Nieuw standpunt Belastingdienst

Veel organisaties werken met een vaste kostenvergoeding voor bijvoorbeeld representatiekosten, consumpties onderweg of kleine zakelijke uitgaven. Om een dergelijke vergoeding onbelast (als gerichte vrijstelling / intermediaire kosten) te kunnen geven, moet een kostenonderzoek aan de vergoeding ten grondslag liggen.

Recent heeft de Belastingdienst een kennisgroepstandpunt gepubliceerd over een situatie waarin een werkgever eerst een kostenonderzoek uitvoert en vervolgens met terugwerkende kracht een onbelaste vaste kostenvergoeding wil toekennen.

Wat speelde er?

De werkgever wilde in december een vaste kostenvergoeding van € 50 per maand toekennen met terugwerkende kracht vanaf april van datzelfde jaar. Voorafgaand aan de uitbetaling was een kostenonderzoek uitgevoerd waaruit bleek dat de vergoeding voldoende onderbouwd kon worden.

Toch concludeert de Belastingdienst dat geen sprake is van een onbelaste vaste kostenvergoeding.

Waarom niet?

Volgens de Belastingdienst is een vaste kostenvergoeding bedoeld voor kosten die werknemers nog moeten maken. Een kostenonderzoek dient als onderbouwing voor toekomstige vergoedingen. Het is daarom volgens de Belastingdienst niet mogelijk om achteraf alsnog een vaste kostenvergoeding toe te kennen voor kosten die al zijn gemaakt.

Wel blijft het mogelijk om daadwerkelijk gemaakte kosten achteraf te vergoeden, mits de werkgever kan onderbouwen dat deze kosten daadwerkelijk zijn gemaakt (bijvoorbeeld door middel van facturen en bonnetjes).

Wat betekent dit voor de praktijk?

Voor veel organisaties zal dit standpunt vooral relevant zijn bij het invoeren of actualiseren van vaste kostenvergoedingen. Een kostenonderzoek kan volgens de Belastingdienst worden gebruikt om toekomstige vergoedingen te onderbouwen, maar niet om ontbrekende onderbouwing over eerdere jaren te herstellen.

Daarnaast is dit een goed moment om stil te staan bij bestaande vaste kostenvergoedingen:

• Is er een kostenonderzoek aanwezig?
• Is dit onderzoek nog actueel?
• Sluiten de kosten en werkzaamheden nog aan bij de huidige praktijk?
• Zijn de uitgangspunten van de vergoeding nog vastgelegd en terug te vinden?

Ons advies

Het standpunt bevestigt dat de Belastingdienst nog steeds veel waarde hecht aan een goede onderbouwing van vaste kostenvergoedingen. Het standpunt gaat over een specifieke situatie, maar roept tegelijkertijd een bredere vraag op. Veel organisaties kennen al jarenlang dezelfde vaste kostenvergoeding. Wanneer is het onderliggende kostenonderzoek voor het laatst beoordeeld en kan de organisatie nog onderbouwen hoe de vergoeding destijds tot stand is gekomen? Het kan daarom verstandig zijn om te beoordelen of de bestaande onderbouwing nog voldoende actueel en beschikbaar is.