Loontransparantie: de "pragmatische route" blijkt fiscaal een ontleding van je salarisadministratie

Sinds afgelopen vrijdag ligt het conceptbesluit voor de Nederlandse implementatie van de richtlijn loontransparantie (Richtlijn (EU) 2023/970) ter internetconsultatie. De definitieve wetgeving staat dus nog niet vast, maar het concept maakt de begrippen en deadlines al een stuk concreter. En juist in die uitwerking zit voor werkgevers het echte werk verstopt. De overheid koos bewust voor wat als een pragmatische route werd gepresenteerd: aansluiten bij gegevens die werkgevers toch al aanleveren in de loonaangifteketen ("loon LB/PH"). Het idee is sympathiek, geen nieuwe gegevensstromen, geen ingrijpende verbouwing van de administratie. Maar wie het conceptbesluit als adviseur leest, ziet dat de praktijk weerbarstiger is dan de belofte. We lopen het langs vier vragen: wie, wat, waar/hoe en wanneer.

Wie?

De rapportageverplichting over loonverschillen geldt voor alle werkgevers vanaf 100 werknemers; de frequentie hangt af van de organisatiegrootte. Het recht op informatie voor individuele werknemers (het opvragen van het eigen loonniveau en de naar geslacht uitgesplitste gemiddelden voor vergelijkbare functies) geldt ongeacht de grootte van de werkgever.

Werkgevers die ook ter beschikking gestelde arbeidskrachten inlenen, rapporteren over beide groepen in twee gescheiden onderdelen. Voor het deel over ingeleende krachten is de inlener afhankelijk van informatie van de uitlener, die deze via een vastgesteld model moet aanleveren.

Wat — en waarom geen copy-paste?

Hier wringt het. Aansluiten bij loon LB/PH klinkt als knippen en plakken uit de loonaangifte, maar het conceptbesluit vraagt een reeks loontechnische correcties.

Voor het brutoloon moet je corrigeren voor de opbouw én de uitbetaling van vakantiebijslag en het arbeidsvoorwaardenbedrag — denk aan het IKB, persoonlijke keuzebudgetten en eindejaarsuitkeringen. De daadwerkelijke uitbetalingen haal je van het fiscale loon af, terwijl de opbouw er juist bij wordt opgeteld. De gedachte daarachter is verdedigbaar: zo wordt de hoogte van het loon losgekoppeld van het toevallige moment waarop een reservering wordt opgenomen, in geld, uren of anderszins. Maar met de huidige trend naar flexibilisering, cafetariaregelingen en maandelijkse uitbetaling van vakantiegeld is dit administratief allesbehalve een versimpeling.

De aanvullende of variabele componenten worden afgebakend via de tabel bijzondere beloningen — bonussen, dertiende maand, vakantiegeld. Het basisloon is vervolgens het brutoloon minus die componenten.

Dan de WKR-posten. Componenten die als eindheffingsloon zijn aangewezen — denk aan een onbelast vergoede opleiding of faciliteit — vallen buiten de openbare loonrapportage. De redenering: ze zijn doorgaans voor iedereen onder dezelfde voorwaarden beschikbaar en daarmee weinig onderscheidend, en door het gebruikelijkheidscriterium blijft de impact op de formele loonkloof beperkt. Maar daar zit een addertje. Civielrechtelijk blijven deze posten wél relevant zodra een werknemer een beroep doet op het recht op gelijk loon onder de Wgbmv. Vergoed je voor de één een kostbare opleiding onbelast en voor de ander niet, dan ontstaat buiten de reguliere loonstrook om alsnog een ongelijkheid — eentje die in je officiële loonkloof onzichtbaar blijft, maar in een geschil zomaar op tafel kan komen.

Voor de loonkloof zelf legt het besluit een vaste formule vast — het verschil tussen het gemiddelde brutoloon van mannen en vrouwen, gedeeld door het gemiddelde van de mannen, maal 100% — aansluitend bij rapportage-eis S1-16 uit de CSRD-gedelegeerde verordening (EU) 2023/2772.

Waar / hoe?

Aanlevering verloopt uitsluitend elektronisch, via een SZW-formulier met eHerkenning op betrouwbaarheidsniveau 3. De directie bevestigt de getrouwheid van de informatie en betrekt de ondernemingsraad. Voor ingeleende krachten geldt een afwijkend loonbegrip: alleen wat toerekenbaar is aan de inlener telt mee; het werknemersdeel pensioen en de bijtelling auto van de zaak blijven in dat onderdeel buiten beschouwing.

Wanneer?

Opvallend is de afwijking in de deadlines, en vooral wat die feitelijk betekenen:

De aantallen werknemers zijn inclusief inleen. 7 juni 2028 lijkt comfortabel ver weg. Dat is het niet. De rapportage gaat over kalenderjaar 2027 — wat betekent dat de registratie op 1 januari 2027, over ongeveer een half jaar, fiscaal en technisch sluitend moet zijn. Organisaties tussen 100 en 150 werknemers krijgen in dit concept formeel uitstel tot 7 juni 2031. En het risico bij niet-naleving is niet alleen financieel. De Arbeidsinspectie is van plan inspectieresultaten online te publiceren; die gegevens blijven drie jaar lang openbaar vindbaar, ook wanneer geen overtreding is geconstateerd, wordt dat vermeld.

Tot slot

Dit is een conceptbesluit en de consultatie staat open; definities, percentages en termijnen kunnen nog wijzigen. Maar de kernvraag voor werkgevers is nu al helder: kan ik mijn salarisadministratie op dit niveau fiscaal ontleden — of vertrouw ik erop dat mijn huidige software en systemen dit vanzelf oplossen? Leuker kunnen we het niet maken. Of dit ook makkelijker wordt, is nog maar de vraag.

Wil je weten of jouw organisatie er klaar voor is? Publiq denkt graag mee.