Fiscaal risicomanagement stopt niet bij de fiscalist

Veel organisaties behandelen fiscaliteit als iets wat netjes wordt afgehandeld door een aparte afdeling. Aangiftes worden ingediend, risico's beheerst en dan is het klaar. Maar die aanpak laat structureel kansen liggen. Fiscaliteit raakt vrijwel elke afdeling, van HR tot Finance. Toenemende complexiteit in wet- en regelgeving, gecombineerd met de opkomst van AI, dwingt organisaties tot een andere benadering.

Verbinden wat te lang los stond

Michel Kooij, Ricky van Dorp en Bob van de Kerkhof van Publiq Belastingadviseurs zien dagelijks wat het kost als afdelingen langs elkaar heen werken. Kooij: "Wij zijn opgericht met het idee dat wij dichter bij de klant kunnen staan. Persoonlijke benadering, kwaliteit, snelheid en vooral een duurzame relatie." Publiq organiseert daarom elk kwartaal sessies waarbij fiscalist, HR, Finance en control samen aan tafel komen. Van Dorp: “Dit soort vraagstukken vragen niet alleen fiscale kennis, maar ook nabijheid en vertrouwen om over afdelingsgrenzen heen te werken.”

Van de Kerkhof noemt de Wet loontransparantie als voorbeeld. "Dat onderwerp komt bij HR en arbeidsjuristen terecht. Maar de fiscalist en de salarisadministratie hebben de data die je nodig hebt om loonverschillen tussen mannen en vrouwen inzichtelijk te maken. Die partijen moeten samen aan tafel."

Van controle naar optimalisatie

Een Tax Control Framework is bij veel organisaties de basis voor fiscale beheersing. Nuttig, maar beperkend als het te nauw wordt ingezet. Van der Kerkhof: "Zo'n framework is goed voor risicobeheersing. Maar als jij alleen naar die matrix kijkt en niet meer naar buiten, mis je de optimalisatiemogelijkheden." Een concreet voorbeeld is wat Publiq Cafetariseren 2.0 noemt: medewerkers kunnen hun eigen arbeidsvoorwaarden optimaliseren, van fietsen tot zonnepanelen, op een fiscaal voordelige manier. "Medewerkers krijgen een betere bruto-nettoverhouding en de werkgever betaalt zelf geen extra belasting," aldus Kooij.

Technologie als verlengstuk van expertise

Naast de integrale aanpak speelt technologie een steeds grotere rol. Een sprekend voorbeeld is de rittenadministratie. "Wij hebben een tool gebouwd waarbij alle data vanuit de blackbox wordt ingelezen en ritten automatisch worden beoordeeld. Klanten hoeven alleen de afwijkingen te beoordelen," vertelt Van de Kerkhof. Vergelijkbaar werkt Payroll Intelligence by Publiq, dat volledige salarisdata analyseert en alle afwijkingen boven tafel brengt die normaal buiten het controleproces vallen. "Die tools zijn niet bedacht op een whiteboard, maar ontstaan uit dagelijkse knelpunten bij klanten. Zo zagen we bijvoorbeeld gevallen waarbij onnodig hoge premies werden betaald omdat de aanwezigheid van schriftelijke arbeidsovereenkomsten niet goed geregistreerd stond. Dat kan over significant geld gaan," zegt Van der Kerkhof.

De adviseur als bouwpartner

Het kantoor combineert advies, detachering en automatisering, afhankelijk van wat een organisatie nodig heeft. Van Dorp: “Dit doen we als vaste bouwpartner die het fiscale dossier echt mede draagt en meestal al betrokken wordt vóórdat iets een probleem wordt.” AI speelt daarin een groeiende rol, maar vraagt om zorgvuldigheid. Van de Kerkhof: "Als je gratis AI-tools gebruikt en daar gevoelige data in stopt, komt die data op straat te liggen. Je moet goed nadenken waar je AI inzet en hoe systemen beveiligd draaien." Kooij vat de ambitie samen: "Wij willen dezelfde kwaliteitsstandaard van ons fiscaal advies combineren met technologie. Een hub waarbij wij klanten ontzorgen bij controle en monitoring van verschillende fiscale onderwerpen. Juist omdat we korte lijnen hebben, kunnen we die technologie ook sneller ontwikkelen en inzetten.”